Controlling (Pengawasan)

Pengawasan merupakan follow up dari perintah-perintah yang sudah dikeluarkan. Apa yang sudah diperintah haruslah diawasi agar apa yang diperintahkan itu benar-benar dilaksanakan.

Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menulainya dan bile perlu mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Jadi tujuan utamanya adalah “apa yang direncanakan dapat menjadi kenyataan”

Prinsip sistem pengawasan:

  1. Dapat merekleftir sifat-siat dan kebutuhan-kebutuhan dari berbagai kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.
  2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan
  3. Fleksibel
  4. Dapat mereflektir pola organisasi
  5. Ekonomis
  6. Dapat dimengerti
  7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Titik berat pengawasan adalah pada MANUSIA karena manusia yang melakukan kegiatan2 dalam badan usaha/ organisasi bersangkutan. Mereka harus memahami dan menguasai sistem pengawasan yang dianut oleh perusahaannya. Sesuai dengan salah satu tujuan pengawasan, untuk mengetahui kesalahan-kesalahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi.

Jenis pengawasan:

  1. Waktu pengawasan
  • Pengawasan preventif >> dilakukan sebelum terjadinya kesalahan, penyelewengan atau deviasi.
  • Pengawasan represif >> dimana rencana pekerjaan sudah dilaksanakan ternyata setelah diukur hasil yang dicapai tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan.
  1. Objek pengawasan
  • Bidang produksi
  • Bidang keuangan terhadap likuiditas perusahaan.
  • Waktu, apakah waktunya tepat sesuai yang sudah dijadwalkan atau direncanakan.
  • Kegiatan manusia-manusianya apakah sudah sesuai dengan instruksi, rencana tatakerja atau manual.

Menurut Beishline, terbagi atas:

  • Pengawasan administasi, berurusan dengan tindakan dan fikiran
  • Pengawasan operatif, sebagian besar berhubungan dengan tindakan.
  1. Subjek pengawasan
  • Pengawasan intern >> dilakukan oleh atasan terhadap bawahan dari petugas yang bersangkutan.
  • Pengawasan ekstern >> dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi bersangkutan.
  1. Cara menggunakan dakta-fakta guna pengawasan
  • Peninjauan pribadi (personal inspection = personal observation)
  • Oral report (laporan lisan = interview)
  • Laporan tertulis (written report)

Cara membuat laporan guna pengawasan

Dibutuhkan suatu standarisasi pembuatan laporan. Ada 7 landasan pokok dalam penulisan laporan menurut James Williamson:

  • Jelas
  • Ringkas
  • Lengkap
  • Sopan
  • Tulus
  • Mengandung kepribadian
  • Teliti

Menurut C Johnson ada 5:

  • Periksa semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan.
  • Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin
  • Laporan harus singkat tetapi lengkap
  • Pergunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti
  • Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

Proses pengawasan:

  1. Menetapkan alat pengukur (standar)

    Jenis standarnya dapat dibedakan menjadi:

    1. Standar dalam bentuk fisik.
    2. Standar dalam bentuk uang
    3. Standar intengible.
  2. Mengadakan penilaian
  3. Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)

    Sebab terjadinya penyimpangan:

  • Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang-barang yang dipesan langganan terlambat.
  • Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources lainnya dalam lingkungannya.
  • Sikpa karyawan penjualan yang bersikap apatis dan sebagainya.

Program untuk pengendalian dan peningkatan mutu operasi dapat dilaksanakan dengan tahapan-tahapan berikut:

  1. Menentukan opsi program pengendalian dan perbaikan operasi.
  2. Menjelaskan mengapa opsi program itu yang dipilih.
  3. Mengkaji situasi pemantauan yang kondusif.
  4. Melaksanakan agregasi data.
  5. Melakukan analisis data
  6. Menentukan rencana perbaikan
  7. Melakukan program perbaikan dalam jangka waktu tertentu
  8. Mengevaluasi program perbaikan tersebut
  9. Melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan atas standar yang ada.

Tahapan-tahapan pengendalian dan perbaikan mutu operasi ini selaras dengan siklus deming (PDCA). Secara terintegrasi ini merupakan jiwa dari manajemen mutu terpadu atau TQM. Mempunyai 4 dimensi:

  • Pengembangan profesionalitas
  • Hubungan interpersonal
  • Efektivitas manajerial
  • Produktivitas organisasi

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s